+7 (499) 653-60-72 Доб. 817Москва и область +7 (800) 500-27-29 Доб. 419Федеральный номер

На ваше решение в конце служебной записки

ЗАДАТЬ ВОПРОС

На ваше решение в конце служебной записки

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Необходимость в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. Написать служебное письмо вправе любой сотрудник. Обычно в ней всегда две части.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля.

Докладные, служебные записки и справки: в чем разница?

Почему в некоторых организациях избавляются от докладных и объяснительных записок, заменяя их служебными где возможна такая унификация и что она дает? Каковы сроки хранения служебных записок и как они влияют на выбор носителя оригинала?

Как организовать согласование, подписание электронного и бумажного документов — что получится автоматизировать и как это визуализировать? Показаны 2 шаблона служебной записки: с жестко настроенным текстом и маршрутом движения, а также такой, что оставляет пользователю большую свободу действий.

Делопроизводство и архивное дело. Таблица 1. Служебная записка — очень интересный и важный справочно-информационный документ.

В подсистеме справочно-информационных документов или информационно-справочных , которые входят в систему организационно-распорядительной документации, он считается относительно новым видом документа, завоевавшим свои современные позиции в конце х годов. Унификация затронула и наименования видов справочно-информационных документов, которые обеспечивают внутренние коммуникации в организации [1].

Из самого назначения служебной записки следует, что:. На появление унифицированного и обобщающего наименования вида документа служебная записка, который нынче во многих организациях вобрал в себя иные виды информационно-справочных документов, повлиял и тот факт, что типовые формуляры [2] служебной, докладной и объяснительной записок, информационной справки, заявления практически одинаковы.

Именно такие цели создания справочно-информационных документов были закреплены Единой государственной системой делопроизводства М. Дело в том, что любому сотруднику организации для документирования всех служебных вопросов гораздо удобнее пользоваться минимумом видов документов то есть нужно оптимизировать их состав.

Со стороны законодательной базы нет жестких требований к написанию служебных записок и их адресации. Каких-либо законодательных препятствий для перевода служебных записок в электронный вид нет. И решения для них уже есть.

Наиболее актуальным перевод в электронный вид является для внутренних документов, каким является служебная записка, со сроком хранения до 10 лет.

Поэтому поступаем следующим образом:. Бывает, что при внедрении СЭД мы сталкиваемся с подобной ситуацией. Готовится служебная записка, например, с просьбой рассмотреть проектную документацию для строительства сооружения. Маршрут согласования в этом случае должен диктоваться проектной документацией. Аналогичная история встречается при согласовании закупочной документации, планов и т.

При автоматизации процессов, нужно четко определять, какой документ отправляется на согласование и по какому маршруту. Такая ситуация может помешать автоматизации процесса — будут автоматизированы не все разновидности служебных записок. Это наглядно продемонстрирует всю тщетность усилий на предыдущем этапе.

Если при проведении исследования перед внедрением СЭД выявляются такие служебные записки, то нужно сразу решать вопрос по необходимости их автоматизации. Вариантов может быть несколько:. Автоматизировать согласование, но в конце собирать живые подписи. Это плохой вариант, так как увеличивает нагрузку на пользователей;. Автоматизировать полностью без перевода в бумагу — хороший вариант.

Вариантов реализации здесь может быть несколько:. При выборе варианта 3 может потребоваться корректировка внутренних регламентов или, в крайнем случае, в приложении к приказу на проведение опытной эксплуатации СЭД нужно четко обозначить алгоритм работы с такими служебными записками. Наименее трудоемким вариантом удостоверения факта полного прохождения документом в СЭД назначенной ему процедуры согласования будет использование штампа см.

С этим штампом документ визуализируется на экране и может быть распечатан на бумагу. В случае применения электронных подписей в их визуализацию может быть включена информация о сертификате ключа подписи см. Заверение служебной записки штампом СЭД после ее автоматического преобразования в нередактируемый формат в Примере 1 штамп говорит о прохождении документом процедуры согласования, а далее такая распечатка может подписываться живой подписью автора документа и на нее наносится рукописная резолюция — изготовленный таким образом бумажный подлинник подлежит длительному или постоянному хранению.

Пример 2. Полностью безбумажные служебные записки — уже реальность. Шаблоны служебных записок с настроенными к ним маршрутами движения существенно экономят силы пользователей СЭД. Механизм шаблонов позволяет автоматизировать отправку некоторых типов служебных записок буквально до нескольких кликов. Шаблон самостоятельно подготовит заголовок, текст, список рассылки и список согласующих, а все остальные реквизиты заполнятся автоматически или их значения будут повторены с предыдущего раза.

Пример 4. Формирование служебной записки, для которой заранее шаблон текста и маршрут движения не заложен — это определяет пользователь. Теперь удалось избежать распечатки служебной записки перед подписанием и ее сканирования после него, стало возможным регистрировать служебную записку без участия секретаря и формировать служебные записки на основе шаблонов документов.

Вера Иритикова, профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ. Для реальной автоматизации внутренних управленческих коммуникаций компании необходимо их проанализировать прежде всего с организационных позиций и ответить на следующие вопросы:. Если да, то в проекте СЭД следует сосредоточиться на разработке электронного бланка электронного шаблона , который необходимо будет поддерживать: — классификаторами вопросов заголовков , адресатов, типовых резолюций, типовых сроков исполнения; — счетчиками для регистрации или нет, так как не все служебные записки подлежат обязательной регистрации ; — метаданными о локализации электронного оригинала, сроке хранения, разрешении изготавливать бумажную или электронную копии, передаче или нет на архивное хранение в связи с другими документами, необходимости конвертации в архивный формат или нет и другими метаданными, которые отражают процессы управления документами в СЭД.

Система управления правами доступа, выбор вида и типа электронной подписи в СЭД строятся с учетом системы взаимоотношений и связей по должности, которые закрепляются в должностных инструкциях сотрудников и в целом в системе делегирования полномочий.

Эти две системы составляют организационную основу внутренних управленческих коммуникаций, которые потом просто отражаются в СЭД, в т.

Как правило, конечным адресатом, принимающим решение по вопросу, является не первый руководитель организации, а его заместитель, в чьей зоне ответственности данный вопрос находится. Исключением становятся только регламентированные ситуации внутренней переписки, установленные в соответствующем ЛНА.

Например, бухгалтер как рядовой сотрудник организации для доставки налоговой отчетности в ИФНС направляет подписанную им служебную записку о выделении автомашины а лучше — унифицированную заявку в электронной форме сразу начальнику транспортного отдела или диспетчеру, а не главному бухгалтеру как своему непосредственному руководителю.

Но если бухгалтер в какой-то уникальной управленческой ситуации и в рамках своих полномочий обращается к первому руководителю, то главный бухгалтер станет инстанцией обязательного согласования и первым прочтет данную служебную записку. Имеет значение и корпоративная культура: минуя руководителя своего структурного подразделения рядовой сотрудник, как правило, не имеет права обращаться к вышестоящим руководителям, перепрыгивая один или два управленческих уровня.

Согласование проектов служебных записок на одном и том же управленческом уровне со взаимодействующими подразделениями обычно выделяют в самостоятельные схемы маршрутизации в СЭД. Служебная записка всегда адресуется руководителю организации, бизнес-направления, структурного подразделения, филиала и т. В схемах движения эти действия руководителей должны обязательно отражаться как действия участников процесса с соответствующими правами доступа.

В проектах разработки СЭД необходимо заранее закладывать в функциональность типовые схемы маршрутизации служебных записок в зависимости от вопросов и управленческих ситуаций с обязательным учетом уровней управления типовые схемы документопотоков , одной единственной схемой процесса в техническом задании обойтись не удастся.

Срок хранения документа, который в любом случае должен выполнять функцию доказательства, устанавливается в процессе экспертизы его ценности. Она предполагает не только обращение к перечню документов с нормативно установленными сроками хранения, а реальное выявление значимости документа для деятельности организации с учетом принципа его взаимосвязи с другими документами по вопросу или процессу.

После подписания бумажного оригинала электронный проект удостоверяется в СЭД как электронная копия, которая может обрабатываться, исполняться и храниться как копия, а потом может поступить в архив в фонд пользования вместе с бумажным оригиналом служебной записки и основными документами которые она сопровождает.

На основе данного общего алгоритма в техническое задание СЭД включаются все необходимые конкретные схемы и типовые маршруты движения служебных записок, которых в ТЗ должно быть много, так как они должны отражать конкретные участки деятельности организации. Обратите внимание, что обычно согласование и подписание внутренних документов проводится в СЭД с использованием той простой электронной подписи, которую эта СЭД поддерживает.

А усиленная квалифицированная электронная подпись с сертификатом , как правило, применяется для документов, выходящих во внешнюю среду организации.

Реальная эффективность СЭД уже давно определяется не по сокращению времени движения или расхода бумаги, а по: сокращению рабочего времени сотрудников, затрачиваемому на составление и оформление документов и обеспечению или даже оптимизации реальных управленческих процессов.

Многие наши клиенты если не сразу, то со временем приходят к отказу от служебной записки как электронного документа в пользу электронной заявки в структурированном виде. Происходит это обычно в тех процессах, где максимально все унифицировано. Примеры заявок: заявки на авиатранспорт, спецтехнику, ИТ-заявки, производственные заявки на обслуживание техники и оборудования и пр. Вся информация по заявке заносится в форму, например, в запись справочника "Заявки на спецтехнику", при этом документ не создается.

И на согласование отправляется только запись справочника. Вся основная информация из заявки дублируется в текст задачи. Что облегчает работу согласующим: им уже не нужно открывать и читать документ, экономя их время. При этом база "не пухнет" от документов, необходимость в которых исчезает после исполнения заявки. Войти Зарегистрироваться.

Получается, что докладная и объяснительная записки — это подвиды служебных записок! ЭПК на выдачу, об утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт 1 г. ЭПК по административной организационной деятельности 89 5 л. ЭПК по вопросам охраны объектов культурного наследия Пост. ЭПК после урегулирования конфликта по расследованию чрезвычайных происшествий 5 л. ЭПК работников структурных подразделений 88 5 л. ЭПК структурных подразделений 87 5 л.

ЭПК к проектам правил, инструкций, рекомендаций 29, 30 5 л. ЭПК для оперативных совещаний и собраний структурных подразделений, остальные — Пост. ЭПК о нарушении правил внутреннего распорядка, пропускного режима 1 г. Почему же в большинстве случаев служебная записка вытесняет иные информационно-справочные документы?

Вариантов может быть несколько: 1. Не автоматизировать; 2. Это плохой вариант, так как увеличивает нагрузку на пользователей; 3. Как удостоверять бумажные распечатки из СЭД и что можно визуализировать Наименее трудоемким вариантом удостоверения факта полного прохождения документом в СЭД назначенной ему процедуры согласования будет использование штампа см.

Пример 1. Пример 3. Шаблон формирования служебной записки на подключение к информационным системам Механизм шаблонов позволяет автоматизировать отправку некоторых типов служебных записок буквально до нескольких кликов. Будет ли в организации служебная записка существовать в качестве универсального вида справочно-информационного документа? Все ли сотрудники организации имеют право составлять и оформлять служебные записки по всем вопросам своей деятельности? Каковы маршруты движения конкретные документопотоки служебных записок в зависимости от вопроса и управленческой ситуации?

Будет ли обеспечен в СЭД реальный электронный документооборот? В процессах управления документами срок хранения является основополагающим признаком, который определяет выбор носителя оригинала документа — бумажный или электронный. Совещания по корпоративному управлению: путь к прозрачности. Авансовый отчет без бумажного бланка.

Служебная записка — пример написания, образец бланка

На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, так как эти документы схожи по своему назначению — все они носят информационный характер. Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления. Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу. В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки?

На ваше решение в конце служебной записки

Содержание страницы Законодательные основы Специфика докладной Функции докладных записок Классификация докладных записок Автор докладной Как грамотно составить докладную Рекомендации к оформлению Реакция адресата Конкретные образцы докладных записок. Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения. Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях. На выбор три разных образца докладных записок на сотрудника.

Функционирует при финансовой поддержке Федерального агентства по печати и массовым коммуникациям. Проверка слова:. В ответах на вопрос о том, как правильно писать "Белоруссия" или "Беларусь", вы утверждаете, что "Белоруссия" может использоваться в неофициальной речи.

Добрый день, дорогие читатели.

Работающим в разных сферах деятельности гражданам часто приходится сталкиваться с непредвиденными ситуациями, поэтому их интересует ответ на вопрос, как написать служебную записку , и где взять образец? Этот документ является одним из самых востребованных и распространенных способов взаимодействия между руководящим составом фирмы и работниками. В данной статье мы расскажем, как правильно написать служебную записку и предоставим для ознакомления образец служебной записки.

Как правильно оформить докладную записку. Конкретные примеры

Почему в некоторых организациях избавляются от докладных и объяснительных записок, заменяя их служебными где возможна такая унификация и что она дает? Каковы сроки хранения служебных записок и как они влияют на выбор носителя оригинала? Как организовать согласование, подписание электронного и бумажного документов — что получится автоматизировать и как это визуализировать? Показаны 2 шаблона служебной записки: с жестко настроенным текстом и маршрутом движения, а также такой, что оставляет пользователю большую свободу действий. Делопроизводство и архивное дело.

Докладная записка — документ, который составляется работником организации, адресуется руководителю организации структурного подразделения и содержит четкое изложение какого-либо вопроса с предложениями и выводами составителя. Докладная записка составляется для информирования руководства о фактах, событиях, ситуациях, требующих принятия управленческого решения. Служебная записка — документ, который используется для оперативного обмена информации между структурными подразделениями.

Служебные записки: в каких случаях можно отказаться от бумаги

В тексте этого документа, составленного на стандартном листе формата А4, указывается информация о целях, оформленная в виде просьбы, заявки или предложения. Это может быть связано с проведением встреч, перемещением, поощрением или наказанием персонала, изменением в корпоративной культуре фирмы. Подписывается этот внутренний документ руководителем подразделения, его заместителем или любым иным уполномоченным должностным лицом. Если в докладной руководство компании ставится в известность о том, что на том или ином участке существует проблема или сбой в работе, то в служебной не только приводится этот факт, но еще излагаются варианты решения возникшей проблемы. Также чем-то похожа на докладную объяснительная записка, только ее чаще всего пишут подчиненные на имя своих вышестоящих руководителей. Этот внутренний документ используется для объяснения причин происшествия, описания предпринятых действий и обстоятельств произошедшего. В начале документа указывается наименование компании и данные руководителя, которому она направляется.

Служебная записка — пример написания

Водителя отвезли на медосвидетельствование, алкоголь не нашли. Можно ли как нибудь взимать у дорожников за знак, и не чистую дорогу??. Или что нибудь можно сделать.

Показаны 2 шаблона служебной записки: с жестко настроенным текстом и маршрутом о событиях, фактах и др., в связи с которыми требуется принятие решения; . поэтому речевой оборот «Довожу до Вашего сведения​. докладная записка получила свой статус в конце XVIII века как.

Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная

Мы Вчера возвращались с прогулки домой, этот сосед вышел с подъезда и давай дергать моего мужа говорит пойдем разберемся один на. В итоге завезалась драка есть видео запись что он т. Для того, чтобы получить онлайн консультацию юриста в Иркутской областивам всего лишь нужно заполнить форму онлайн запроса, написав ваш вопрос и указать ваш город.

Поиск ответа

Нужно ли на скутер ПДД не содержат такого понятия, как скутер. Мопед приравнивается к скутеру. Закон допускает езду на скутере с наличием водительских прав любой другой открытой категории. Другими словами, при наличии у гражданина категории A, B, C, D, BE, CE, DE и др.

Он пишет, что в переводе ему отказали и необходим VO-код. Какой VO-код мне использовать.

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Ее популярность в ближайшее время будет расти. Ведь защищать свои интересы собственными силами сложно, требуется знание большого количества НПА. Простые граждане, организации все больше обращаются к услугам профессиональных правозащитников, которые ведут гражданские, административные, уголовные, семейные дела.

Не возникнет ли проблем с регистрацией такой сделки и не вызовет ли вопросов в Росреестре. Здравствуйте, у меня имеются задолженности по кредитам, делаю загранпаспорт, собираюсь за границу. У ФССП долгов нет, у пристава ограничений тоже. Будут ли проблемы на таможне из-за кредита.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Клиент Создание служебной записки и отправка на согласование
Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Ева

    Извините, что не могу сейчас поучаствовать в дискуссии - нет свободного времени. Но освобожусь - обязательно напишу что я думаю по этому вопросу.

  2. Агафья

    Мне кажется очень хорошо